Huishoudelijk reglement (versie 2002)
HUISHOUDELIJK REGLEMENT TENNISVERENIGING DUYSEL (versie 1.2)
met algemene stemmen vastgesteld in de voltallige bestuursvergadering van 29 januari 2002
Toelating tot het lidmaatschap
Artikel 1:
a) Aanmelding om te worden toegelaten tot de vereniging vindt plaats middels aanmeldingsformulier, te verstrekken door de vereniging, vermeldende de naam, voornamen, woonplaats, adres en geboortedatum van de aanvrager., als mede de verdere informaties als blijkt uit het aanmeldingsformulier.
b) Het aanmeldingsformulier dient te worden ondertekend door de aanvrager, alsmede indien van toepassing, door de wettelijk vertegenwoordiger van de aanvrager.
c) Het aanmeldingsformulier dient te worden ingediend bij het secretariaat van de vereniging onder vermelding van de datum van aanmelding.
d) De secretaris brengt de aanvraag ter kennis van het bestuur, hetwelk de aanvraag zo spoedig mogelijk in behandeling neemt en de aanvrager binnen 3 maanden na aanmelding ter kennis brengt of deze al dan niet is toegelaten tot de vereniging.
e) Bij afwijzing brengt het bestuur dit zo spoedig mogelijk ter kennis van de Algemene Ledenvergadering.
f) Het bestuur kan de aanmelding tot de vereniging onder haar verantwoordelijkheid doen behandelen in een ballotagecommissie.
g) Een ieder die is toegelaten tot de vereniging ontvangt van de secretaris der vereniging een exemplaar van het huishoudelijk reglement en op verzoek een exemplaar van de statuten tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
h) Het bestuur van de vereniging kan aan de toelating bijzondere voorwaarden verbinden.
i) Op voorstel van tenminste vijf gewone leden van de vereniging, ingediend bij het bestuur of op eigen initiatief, kan het bestuur een persoon die zich buitengewoon
verdienstelijk heeft gemaakt jegens de vereniging, voordragen bij de algemene ledenvergadering om te worden benoemd tot erelid van de vereniging, welke benoeming plaats vindt op de betreffende algemene ledenvergadering met een meerderheid van tenminste twee / derde der geldig uitgebrachte stemmen.
Rechten en verplichtingen der leden, junioren en begunstigers
Artikel 2:
a) Ereleden hebben dezelfde rechten als gewone leden, doch hebben geen financiële verplichtingen jegens de vereniging. Zij hebben het recht de bestuursvergadering bij te wonen, doch hebben daarin slechts een adviserende stem.
b) Begunstigers hebben alleen toegang tot de bijeenkomsten der vereniging en tot de algemene vergadering waarin zij slechts een adviserende stem hebben. Zij zijn
gehouden jaarlijks een donatie te storten in de kas van de vereniging van tenminste een door de vereniging jaarlijks vast te stellen minimum bedrag.
c) Senioren hebben het recht om van al de faciliteiten die de vereniging biedt gebruik te maken op de wijze zoals het bestuur van de vereniging zal voorschrijven; zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baanexploitant en/of van de technische commissie. Zij zijn gerechtigd om het officiële orgaan van de vereniging te ontvangen, waarvoor de abonnementsprijs in het niet nader te specificeren contributiebedrag zit begrepen, met dien verstande dat aan gezinnen, waarvan meerdere personen zijn toegelaten tot de vereniging, kan worden volstaan met de toezending van slechts één exemplaar van het officiële orgaan. Begunstigers en ereleden der vereniging ontvangen het officiële cluborgaan gratis. Seniorleden hebben het recht van stemmen en van het stellen van kandidaten voor bestuursfuncties.
d) Junioren hebben dezelfde rechten en verplichtingen als seniorleden van de vereniging, behalve stemrecht en het stellen van kandidaten voor bestuursfuncties.
e) Al degenen die zijn toegelaten tot de vereniging zijn onderworpen aan de bepalingen der statuten, het huishoudelijk reglement en de verdere voorschriften en voorwaarden van de vereniging.
f) Al degenen die zijn toegelaten tot de vereniging zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste (doch binnen veertien dagen) aan de secretaris door te geven. Zij zijn verplicht de contributie en indien verschuldigd het entreegeld, te voldoen voor 1 april van het op 1 januari daarvoor aangevangen verenigingsjaar.
Bestuur
Artikel 3:
a) Het bestuur bestaat uit een door de algemene ledenvergadering vast te stellen oneven aantal van tenminste drie en ten hoogste negen personen, te weten: de voorzitter, secretaris en penningmeester en ten hoogste zes overige seniorenleden.
b) De voorzitter wordt telkens benoemd voor een periode van drie verenigingsjaren. De aftredende voorzitter is direct herkiesbaar. Van de overige bestuursleden treedt
jaarlijks een bestuurslid af volgens een door het bestuur vast te stellen rooster. Ook deze aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar.
c) Het bestuur doet jaarlijks bij de oproep tot de algemene ledenvergadering een voorstel tot samenstelling van het bestuur voor het komende verenigingsjaar. Tegenkandidaten tegen genoemd bestuursbesluit kunnen slechts schriftelijk worden aangemeld bij de secretaris tot uiterlijk één dag voor de dag waarop de algemene ledenvergadering wordt gehouden, door de handtekeningen van tenminste tien stemgerechtigde leden, waaronder die der tegenkandidaat / tegenkandidaten zelf.
d) Indien in het bestuur tussentijds een vacature ontstaat, wijst het bestuur een zijner leden aan voor het waarnemen van de werkzaamheden aan de vacante functie verbonden, totdat op de eerstvolgende algemene ledenvergadering in de vacature wordt voorzien.
e) De voorzitter leidt de vergaderingen en stelt daarvoor een agenda vast. Hij zorgt voor de nauwkeurige naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement. Hij is de woordvoerder van het bestuur.
f) De plaatsvervangende voorzitter treedt bij ontstentenis van de voorzitter in diens plaats en oefent al diens rechten uit en komt al diens verplichtingen na zolang de waarneming van de functie van de voorzitter duurt.
g) De secretaris voert de briefwisseling in overleg met en namens het bestuur en beheert het archief. Hij onder- tekent alle van hem uitgaande stukken en is verplicht daarvan een kopie te houden. Hij stelt de notulen op van alle vergaderingen, welke na goedkeuring door de vergadering door hem en de voorzitter worden getekend. In
de algemene vergadering bedoeld in artikel 4 van dit reglement, brengt hij verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar.
h) De penningmeester beheert de gelden der vereniging; hij draagt zorg voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten; hij doet de uitgaven waartoe hij gerechtigd is overeenkomstig de bepalingen der statuten, van dit reglement of als gevolg van de besluiten der algemene vergadering. Voor alle andere uitgaven heeft hij toestemming nodig van het voltallige bestuur. De penningmeester is voor de onder zijn beheer staande gelden persoonlijk aansprakelijk. Hij is verplicht de bestuursleden te allen tijde inzage te geven in zijn administratie en hen zijn kas te tonen. In de algemene vergadering bedoeld in artikel 4 van dit reglement brengt hij verslag uit over het financiële beheer in het afgelopen verenigingsjaar. Zijn beheer wordt gecontroleerd door de kascommissie, bedoeld in artikel 7 van dit reglement, aan welke leden hij eveneens te allen tijde verplicht is inzage te geven in zijn administratie en hen zijn kas te tonen.
i) Het dagelijks bestuur der vereniging berust bij de voorzitter, secretaris en penningmeester.
j) Het bestuur is van zijn beleid verantwoording schuldig aan de algemene ledenvergadering.
k) Een bestuurslid kan op voorstel van al de overige bestuursleden ter algemene ledenvergadering worden voorgedragen tot schorsing of ontslag.
l) Indien bij een stemming om te komen tot een bestuursbesluit de stemmen staken, beslist de voorzitter.
Algemene ledenvergadering
Artikel 4:
a) Behalve de jaarlijkse algemene ledenvergadering welke binnen twee maanden na afloop van het boekjaar wordt gehouden, worden bijzondere algemene ledenvergaderingen bijeengeroepen en gehouden in alle gevallen waarin de statuten voorzien.
b) De agenda der algemene ledenvergadering bevat behalve de uit de statuten of dit reglement voortvloeiende punten ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen voor de oproep tot de vergadering door tenminste vijf stemgerechtigde leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend.
c) Alle op de agenda der algemene ledenvergadering voorkomende onderwerpen moeten op de vergadering aan de orde worden gesteld en behandeld.
d) De “rondvraag” moet als agendapunt worden opgenomen.
e) Op de algemene ledenvergadering wordt steeds met meerderheid van stemmen beslist, tenzij de statuten op dit punt anders bepalen.
Financiën
Artikel 5:
Op de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld:
• De contributie senioren en junioren, eventueel nader te bepalen naar leeftijd, indeling en/of op andere wijze.
• De entreegelden.
• De overige financiële bijdragen of verplichtingen van geldelijke aard.
Speciale commissie
Artikel 6:
a) De algemene ledenvergadering kan een of meer commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten.
b) Het bestuur kan onder haar verantwoordelijkheid commissies instellen zoals een ballotagecommissie en een technische commissie.
c) Commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft ingesteld.
d) Bij de benoeming van commissieleden worden tevens de bevoegdheden en de verplichtingen dier commissies geregeld. De commissies met uitzondering als bedoeld in artikel 4, lid 2 van de statuten (kascommissie), kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al of niet door anderen worden vervangen.
Kascommissie
Artikel 7:
Een kascommissie bestaat uit drie leden buiten het bestuur en wordt in de jaarlijkse algemene ledenvergadering benoemd. Zij controleert het beheer van de penningmeester en brengt van haar bevindingen verslag uit op de eerstvolgende jaarlijkse algemene ledenvergadering. Bij akkoordbevinding verleent zij décharge.
Technische commissie
Artikel 8:
a) Door het bestuur der vereniging kan telkens voor de duur van één jaar een technische commissie worden benoemd, bestaande uit een oneven aantal leden. Ook bestuursleden kunnen zitting hebben in de technische commissie.
b) De werkzaamheden van de technische commissie zullen bestaan uit:
1) Het beoordelen van nieuwe spelers en hun speelsterkte
2) Het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de baan
3) Het opstellen en doen naleven van het baanreglement
4) Het regelen en verzorgen van competities, toernooien en andere wedstrijden
5) Het toelaten van introducés
6) Het coördineren / verzorgen van de trainingen
c) Door de technische commissie wordt elk jaar een eigen begroting opgesteld en aan het bestuur voorgelegd.
d) Aan de technische commissie en de jeugdcommissie is het voorbehouden, in overleg met elkaar, te beslissen welke jeugdleden in aanmerking komen voor toernooien, welke worden georganiseerd door senioren.
Jeugdcommissie
Artikel 8a:
a) Door het bestuur der vereniging kan telkens voor de duur van één jaar een jeugdcommissie worden benoemd, bestaande uit een oneven aantal leden. Ook bestuursleden kunnen zitting hebben in de jeugdcommissie.
b) De werkzaamheden van de jeugdcommissie zullen bestaan uit:
1) Het regelen en verzorgen van competities, toernooien en andere wedstrijden voor jeugdleden
2) Het begeleiden van jeugdleden bij diverse activiteiten
3) Alle andere zaken op het terrein van de jeugd
c) Door de jeugdcommissie wordt elk jaar een eigen begroting opgesteld en aan het bestuur voorgelegd.
d) Aan de jeugdcommissie en de technische commissie is het voorbehouden, in overleg met elkaar, te beslissen welke jeugdleden in aanmerking komen voor toernooien, welke worden georganiseerd door senioren.
Ballotagecommissie
Artikel 9:
Het bestuur kan uit de leden een ballotagecommissie benoemen. De namen van de commissieleden dienen alleen bekend te zijn bij het bestuur. De ballotagecommissie bestaat uit drie leden en brengt over het al of niet toelaten van nieuwe leden advies uit aan het bestuur. De ballotagecommissie besluit bij meerderheid van stemmen.
Schadevergoeding
Artikel 10:
Schade aan de vereniging of aan haar bezittingen, veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur van de vereniging geheel of ten dele worden verhaald.
Slotbepaling
Artikel 11:
Wijziging in het huishoudelijk reglement en van eventuele andere reglementen kan geschieden door het bestuur. Het bestuur is verplicht de wijzigingen in de reglementen op de eerstvolgende algemene ledenvergadering ter kennis te brengen van de leden. Gewijzigde bepalingen zijn eerst van kracht na de dag, waarop bedoelde algemene ledenvergadering is gehouden en de wijzigingen ter kennis zijn gebracht.
